ST Norge

Automatisk avstämning av Vipps och Klarna mellan WooCommerce och PowerOffice GO

ST Norge importerar och säljer sportnäring och cykelutrustning via flera webbutiker på WooCommerce, med PowerOffice GO som ekonomisystem. Upplägget består av fyra webbutiker – tre mot konsument och en mot återförsäljare:

• stnorge.no (B2B)
• Tailwind Nutrition Norge (B2C)
• O2eksperten (B2C)
• 226ERS Norge (B2C)

Maksimer har byggt en integration som automatiskt hämtar order från WooCommerce till PowerOffice och stämmer av inbetalningar från både Vipps och Klarna. Resultatet är ett komplett flöde från försäljning till färdigbokförd verifikation, utan manuell inmatning.

Tillsammans med ST Norge och deras redovisningskonsult byggde Maksimer lösningen på Maco, vår egen integrationsplattform. Vipps- och Klarna-posterna stängs nu automatiskt i PowerOffice, B2B och B2C hanteras i samma flöde, och både kunden och redovisningskonsulten slipper den manuella avstämningen som tidigare tog flera timmar varje månad.

Ett ekonomiflöde som hängde med e-handeln

Den gamla integrationen var inte byggd för hur ST Norge faktiskt arbetar. Order från de fyra webbutikerna blev inte automatiskt verifikationer i PowerOffice, och inbetalningar från Vipps och Klarna fick matchas mot order för hand. Kunden såg många öppna Vipps- och Klarna-poster i PowerOffice och undrade när de skulle stängas automatiskt i stället för manuellt.

Samtidigt hade företaget ett mer krävande upplägg än de flesta: ett Vipps-konto, tre separata Klarna-merchants, en egen B2B-butik för återförsäljare vid sidan av B2C-butikerna, och två momssatser som måste bli rätt på varje rad. Ingen standardintegration täckte detta.

För att komma vidare behövde de en lösning som:

• hämtade order automatiskt från WooCommerce till PowerOffice, utan manuell inmatning
• stängde Vipps- och Klarna-posterna, så att avstämningen skötte sig själv
• skilde B2B från B2C i samma flöde och skapade nya B2B-kunder i PowerOffice automatiskt
• hanterade båda momssatserna korrekt per rad, 15 % på livsmedel och 25 % på utrustning och frakt

WooCommerce-integration med PowerOffice via Maco

Vi byggde integrationen på Maco, kopplade ihop WooCommerce med PowerOffice GO och lät kunden behålla alla system de redan använde. Lösningen täcker tre flöden.

Automatisk avstämning av Vipps och Klarna

Inbetalningar matchas automatiskt mot order, och posterna stängs utan att någon behöver röra dem. Utbetalningsverifikationerna kommer varje vecka i stället för varje månad, vilket ger ST Norge och redovisningskonsulten bättre överblick över likviditeten.

Order direkt från WooCommerce till verifikation

Order som betalats med Vipps och Klarna i webbutikerna hämtas automatiskt och blir verifikationer i PowerOffice per utbetalningsperiod, med korrekt moms på varje enskild rad. Inget dubbelarbete, inga manuella korrigeringar vid månadsskiftet.

B2B och B2C i samma integration

B2C-order blir verifikationer, medan B2B-order från återförsäljarbutiken blir riktiga order med kund i PowerOffice, klara för fakturering. Nya B2B-kunder skapas automatiskt när de inte redan finns.

Tidigare lade vi mycket tid varje månad på att manuellt stämma av Vipps- och Klarna-inbetalningar mot våra order. Nu går allt automatiskt, från order till färdig verifikation i PowerOffice, och vi behöver inte tänka på det alls. Det har frigjort tid som vi hellre lägger på att driva och utveckla företaget.

— Kjetil Toth, ST Norge

Resultat

Sedan integrationen kom på plats har ST Norge ett ekonomiflöde som sköter sig självt i vardagen.

• Full automatik från WooCommerce till PowerOffice GO, utan manuell inmatning av order.
• Vipps- och Klarna-poster stängs automatiskt, och veckovisa utbetalningsverifikationer ger bättre likviditetsöverblick än tidigare.
• B2B och B2C hanteras i samma integration, med automatiskt skapade kunder och korrekt moms per rad.
• Frigjord tid för både kunden och redovisningskonsulten – från avstämning till drift och tillväxt.

Varför den här lösningen var rätt för ST Norge

Tre saker gjorde att projektet landade:

• Integrationen täckte hela flödet. Order, Vipps-avstämning och Klarna-avstämning är lösta hos en och samma kund. Det är den kompletta täckningen som är ovanlig, och som gör att avstämningen faktiskt försvinner ur vardagen.
• Kunden behöll sina system. WooCommerce och PowerOffice GO fick vara kvar. Maco binder ihop dem, så ST Norge slapp byta plattform för att bli av med det manuella arbetet.
• Lösningen byggdes för ST Norges verklighet. Tre Klarna-merchants, en egen B2B-butik och två momssatser är inget en standardintegration klarar av. Vi byggde för det upplägg de faktiskt har, inte för ett genomsnitt.

Har du flera webbutiker, flera betallösningar, B2B vid sidan av B2C eller blandade momssatser är utmaningen densamma – även om dina system är andra än ST Norges.

Vi bygger integrationer mot ekonomisystem för e-handlare som vill lägga tiden på att sälja, inte på att stämma av. Med automatiskt orderflöde från WooCommerce till PowerOffice, avstämning av Vipps och Klarna, och en lösning anpassad efter just ditt orderflöde.

Ska vi ta ett snack?

Hör gärna av dig för ett förutsättningslöst samtal om hur vi kan automatisera ekonomiflödet för din webbutik. Läs mer om integration mellan WooCommerce och PowerOffice GO, eller se alla våra integrationer.